La géolocalisation d'un véhicule professionnel est encadrée par la loi. Cette page rassemble les obligations principales (CNIL, RGPD, Code du travail) et propose un modèle de note d'information à transmettre aux salariés.
Avertissement : les informations présentées sur cette page sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas un avis juridique. Elles ne remplacent pas l'analyse personnalisée de votre situation par un professionnel du droit ou votre DPO. GEOCOYOTE ne saurait être tenu responsable de l'usage fait de ces informations.
La mise en place d'un dispositif de géolocalisation de véhicules utilisés par des salariés est un traitement de données à caractère personnel. Il est encadré par plusieurs textes :
La géolocalisation n'est pas interdite, mais elle doit reposer sur une finalité légitime et respecter les principes de proportionnalité et de transparence.
La CNIL identifie plusieurs finalités pouvant justifier la géolocalisation d'un véhicule professionnel :
Point de vigilance : la géolocalisation ne doit pas servir à surveiller de manière permanente et généralisée le comportement ou la productivité des salariés. Elle ne peut pas non plus être utilisée pour une finalité non annoncée.
Informer individuellement et loyalement chaque salarié concerné, avant la mise en service du dispositif.
Consulter le comité social et économique (CSE) préalablement à la décision de mise en œuvre, dès lors qu'il existe.
Tenir un registre des traitements et, selon le cas, effectuer une analyse d'impact (AIPD) si le traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé.
Limiter la collecte à ce qui est strictement nécessaire et restreindre l'accès aux personnes habilitées.
Les données collectées doivent se limiter à ce qui est nécessaire à la finalité déclarée : position, horaires de début et de fin de trajet, arrêts, kilométrage. Les données de localisation ne doivent pas être conservées au-delà de la durée strictement nécessaire.
À titre indicatif, la CNIL recommande une durée de conservation limitée (généralement 2 mois), sauf justification particulière (litige, obligation légale, facturation en cours). Cette durée doit être définie par l'employeur et documentée.
Lorsqu'un véhicule est utilisé à des fins professionnelles et privées, l'employeur doit prévoir un dispositif permettant de désactiver ou de neutraliser le suivi en dehors des heures de travail. La solution GEOCOYOTE intègre un mode « vie privée » débrayable par le conducteur.
Les données collectées durant les périodes privées ne doivent pas être traitées ni consultées par l'employeur.
Les salariés disposent, sur les données les concernant, des droits suivants :
Ces droits s'exercent auprès de l'employeur, responsable du traitement. Une voie de recours auprès de la CNIL reste ouverte.
Ce modèle est fourni à titre indicatif. Il doit être adapté à votre organisation et validé par vos conseils juridiques ou votre DPO avant diffusion.
NOTE D'INFORMATION RELATIVE À LA MISE EN PLACE D'UN DISPOSITIF DE GÉOLOCALISATION DES VÉHICULES PROFESSIONNELS
À l'attention de : l'ensemble des salariés utilisant un véhicule professionnel.
Objet : information préalable à la mise en œuvre d'un dispositif de géolocalisation des véhicules de l'entreprise [Nom de l'entreprise].
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous vous informons de la mise en place, à compter du [Date], d'un dispositif de géolocalisation sur les véhicules professionnels mis à votre disposition dans le cadre de vos fonctions.
1. Finalité du dispositif
Ce dispositif a pour finalités : le suivi et l'optimisation des tournées, la gestion du parc automobile, la facturation des prestations, ainsi que la sécurité du conducteur et la protection du véhicule contre le vol.
2. Données collectées
Les données suivantes sont collectées : position GPS, horaires de début et de fin de trajet, arrêts, kilométrage parcouru. Aucune donnée n'est collectée à votre insu.
3. Personnes ayant accès aux données
L'accès aux données est strictement limité aux personnes habilitées au sein de l'entreprise [préciser : direction, responsable de flotte, RH] et uniquement dans le cadre de leurs attributions.
4. Durée de conservation
Les données de géolocalisation sont conservées pendant une durée de [indiquer la durée, ex. 2 mois], conformément aux recommandations de la CNIL, sauf justification particulière.
5. Respect de la vie privée
Le dispositif intègre un mode « vie privée » débrayable. En dehors de vos heures de travail, vous pouvez désactiver le suivi. Aucune donnée relative à vos trajets privés ne sera traitée ni consultée par l'entreprise.
6. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur les données vous concernant. Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter [Nom du DPO / contact] à l'adresse [email / adresse postale].
7. Recours
Vous disposez d'un droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.
Fait à [Lieu], le [Date]
[Signature de la direction]
Rappel important : ces informations sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas un avis juridique. Nous vous invitons à valider votre dispositif avec vos conseils ou votre DPO afin de l'adapter à votre contexte. [À VALIDER : conformité RGPD et références CNIL spécifiques à votre organisation]